Logo Vanco Technology Putih 2

Pengertian & Fungsi HRM Software

Table of Contents

Human Resource Management (HRM/HRIS) atau manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah salah satu bagian paling penting yang harus Anda perhatikan dalam perusahaan apapun. Tanpa pengelolaan SDM yang baik, perusahaan akan kesulitan untuk berkembang dan mencapai objektifnya.

Mengelola SDM bukan hanya tentang memotivasi atau mendisiplinkan karyawan, tetapi juga mengembangkan dan memberikan hak mereka. Ada juga hal-hal lain yang perlu perusahaan kelola seperti rekrutmen dan pembayaran pajak, sehingga HRD (human resource department) membutuhkan penanganan yang intensif.

Pengelolaan SDM secara manual yang cukup merepotkan dan tidak efisien menjadi faktor perusahaan memilih beralih ke HRIS untuk mengotomatiskan manajemen SDM mereka. Melakukan manajemen SDM juga dapat melalui Software Management Talent untuk memantau dan memaksimalkan efisiensi karyawan secara menyeluruh. Untuk mengetahui apa itu HRIS secara detail, silakan baca seluruh artikel ini.

Apa Itu HRIS?

\"\"

Untuk memahami pengertian HRIS, Anda perlu memahami apa itu HRM karena keduanya memiliki keterkaitan yang sangat erat. Human Resource Management atau HRM adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi untuk membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Terkenal sebagai departemen SDM, praktik ini dirancang untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai objektivitas bisnis.

HRIS (Human Resource Information System) atau yang juga dikenal sebagai Sistem HRM (Human Resource Management System) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Ini berarti termasuk penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.

Dengan Human Resource Management System, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa karyawan lihat, dan mana yang hanya boleh pihak manajemen akses.

HRIS adalah salah satu modul dalam sistem ERP yang juga dapat terintegrasi dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti Sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.

Fungsi HRIS (HRM Software) bagi Perusahaan

HRIS atau Human Resource Management System telah menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib perusahaan miliki, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang perangkat lunak berikan HRD ini, berikut manfaatnya:

Meningkatkan keamanan data karyawan

Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh orang-orang yang berkepentingan saja yang bisa mengakses. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data kecil.

Memudahkan pendistribusian gaji

HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab pada sistem HRM terdapat modul akuntansi yang dapat menghitung sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).

Memonitor kinerja karyawan

Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.

Menghemat biaya operasional HRD

HRIS membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat sistem tangani secara otomatis.

Menyederhanakan proses rekrutmen

Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat Anda tangani dengan mudah menggunakan Human Resource Management System. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

Membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan

HRM software membantu manajemen mengambil keputusan dengan lebih baik. Karena seluruh informasi terkait SDM dapat perusahaan tinjau melalui satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan lebih cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah cukup berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. Manajemen dapat melakukan tindakan dengan lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.

Fitur-Fitur Utama yang Ada dalam HRIS

\"\"

Setiap sistem HRM memiliki keunggulan dan kekurangannya masing-masing, akan tetapi ada beberapa fitur utama yang seharusnya ada dalam perangkat lunak HRM yang lengkap dan canggih. Beberapa di antaranya yakni:

1. Manajemen Penggajian

Ini mungkin merupakan fitur yang paling krusial dalam sistem HRM. Pendistribusian gaji dalam suatu perusahaan bisa sangat kompleks, karena setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda. Fitur Payroll Management membantu membuatnya menjadi jauh lebih sederhana.

Dengan fitur ini, gaji karyawan dapat Anda hitung secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja, dan potongan pajak sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim. Slip gaji dapat terbuat secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem. Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat perusahaan tinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.

2. Manajemen Rekrutmen

Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen; verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan. Dengan fungsi drag and drop, manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.

3. Manajemen Waktu & Kehadiran

Sistem HRM yang baik dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik, sehingga perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawannya menggunakan kertas atau spreadsheet. Kehadiran, jam kerja, dan cuti karyawan, semuanya tercatat di sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti mereka di sistem.

4. Manajemen Penilaian

HRIS membuat proses evaluasi karyawan berjalan dengan lebih praktis. Manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Beberapa jenis evaluasi dapat dibuat; evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat Anda tinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang telah karyawan hasilkan.

5. Manajemen Keuangan

Berbagai biaya yang Anda keluarkan dan pengembalian uang yang karyawan ajukan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Manajer dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan oleh setiap karyawan setiap waktu. Ini akan memudahkan manajemen dalam mengontrol biaya juga.

6. Manajemen Pajak

Sistem HRM yang baik seharusnya memiliki fitur Tax Management yang terlokalisasi. Seluruh informasi keuangan dan pajak PPh 21 karyawan, mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan semestinya dapat ditinjau melalui sistem.

7. Laporan Analitik

Sistem HRM yang baik memungkinkan manajer HRD untuk membuat berbagai laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian, dan lain-lain hanya dalam hitungan menit. Laporan juga dapat HR buat dalam beberapa format; diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.

Kesimpulan

HRIS atau HRM software adalah perangkat lunak yang membantu mengotomatiskan berbagai proses dalam departemen SDM, mulai dari penggajian, kehadiran, rekrutmen, pembayaran pajak, hingga penilaian kinerja karyawan. Tanpa bantuan perangkat lunak ini, kesalahan dalam penghitungan gaji dan pajak yang disebabkan oleh human error akan sering terjadi dan manajemen akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk mengelola tenaga kerja.

Aritkel ini bermanfaat buat kamu? Share ke sosial media untuk berbagi pengetahuan.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Share This Post

Related Post

tips Marketing onlin bisnis b2b

Marketing online dalam bisnis ke bisnis (B2B) dapat sangat efektif dan membantu dalam membangun brand awareness dan mendapatkan leads baru. Berikut beberapa strategi marketing online

Read More »

Tips menjual di bisnis b2b

Berikut adalah beberapa cara untuk menjual secara efektif di bisnis ke bisnis (B2B): Kenali target pasar Anda: Sebelum Anda mulai menjual, pastikan Anda memahami dengan

Read More »

tips kencan online

Kencan online adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan pertemuan dua orang melalui platform internet seperti situs web kencan atau aplikasi seluler untuk mencari teman kencan

Read More »

membuat apilkasi untuk iphone

Membuat aplikasi iOS bisa menjadi proses yang menantang, namun sangat bermanfaat ketika berhasil. Berikut adalah beberapa langkah umum yang dapat diikuti untuk membuat aplikasi iOS:

Read More »

Membuat aplikasi android

Membuat aplikasi di Android dapat menjadi proses yang menantang, namun dapat sangat bermanfaat ketika berhasil. Berikut adalah langkah-langkah umum yang dapat diikuti untuk membuat aplikasi

Read More »

Tips memilih hosting

Memilih hosting yang baik sangat penting untuk kesuksesan situs web Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih hosting yang baik: Dengan mengikuti tips di atas,

Read More »

tips membuat website

Membuat website memerlukan beberapa langkah dasar yang harus diikuti. Berikut ini adalah cara umum untuk membuat website: Semoga cara di atas dapat membantu Anda membuat

Read More »

Keunggulan Domain ID

Di dalam website, nama domain yang tepat adalah salah satu elemen yang penting. Dengan nama domain yang tepat, websitemu dapat lebih cepat dikenal orang. Pemilihan ekstensi domain

Read More »

Apa Itu Domain? Mengenal Fungsi serta Jenisnya

Pengertian domain Dalam pengertian secara harfiah, arti dari domain adalah sebuah bidang atau ruang kekuasaan, tempat di mana orang bebas beraktivitas secara otoritatif. Domain layaknya sebuah rumah, hanya pemiliknya yang

Read More »
Logo Vanco Technology Putih 2

Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang Pengembang Teknologi Informasi, Jasa Inspeksi Periodik dan Konsultan Lingkungan yang berpusat di Sidoarjo.Saat ini kami telah melayani hampir seluruh pelosok negeri.

Layanan Kami

Produk IT

Alamat Kami

Perum Citra Harmoni Ruko Stamford Blok ST 1 No 38 Trosobo – Sidoarjo – Jawa Timur Telp. 03199792727 Whatsapp. 081212341257 © 2021 www.reksintech.co.id

Subscribe

© vancotechnology.com | Powered by reksintech.co.id | RRI